Электронная транспортная накладная (ЭТрН) в 2026 году: что это и как с ней работать

ЭТРН расшифровывается как электронная транспортная накладная. Новый порядок установлен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и применяется с 1 сентября 2026 года. Для бизнеса это означает несколько связанных задач: обеспечить подписание документов, наладить их передачу партнерам в электронном виде и разобраться, как водитель будет работать в рейсе.

В правилах перехода на ЭТРН легко перепутать две даты.

• Сентябрь 2026 года — начало обязательного электронного оформления транспортных накладных при коммерческих автоперевозках, за предусмотренными исключениями.
• Март 2027 года — окончание послабления при дорожных проверках. До этого срока за предъявленную бумажную накладную вместо электронной инспектор ограничится устным замечанием. Сама обязанность уже действует: перевозчикам нужно оформлять электронные транспортные накладные в установленных случаях.

В статье разберем, кто оформляет и подписывает ЭТРН, в каких случаях допустима бумажная накладная и как наладить электронный обмен документами для грузоперевозок.

ЭТРН — что это простыми словами

В ЭТрН записывают, что поручили перевезти, на каких условиях и кому выдать груз. По мере выполнения рейса в ней появляются подтверждения приема и передачи. У электронной версии сохраняется это назначение, но участники вносят сведения и подписывают их через специальный сервис.

Чтобы проще разобраться, рассмотрим пример — доставка щебня на стройку. Перед отправкой в документ заносят данные о партии и маршруте. Принимая груз, перевозчик оформляет свою часть. На объекте получатель отмечает результат приемки, после чего перевозчик подтверждает выдачу. Все эти действия относятся к одной накладной. Электронная версия — не просто аналог бумажной формы, а полноценный документ с последовательностью действий участников.

Электронный документооборот, или проще его называют ЭДО, обеспечивает передачу таких документов между участниками. Для ЭТРН он устроен через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Оператор доставляет сведения партнерам и отправляет их в ГИС ЭПД, где они доступны уполномоченным ведомствам. Актуальные новости об изменениях требований стоит отслеживать отдельно.

У разных операторов свои интерфейсы: расположение полей и кнопок может отличаться. Требования к самим данным закреплены в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ . Поэтому при выборе сервиса оценивают удобство работы, а состав обязательных сведений определяется нормативными требованиями.

Кто и когда обязан оформлять ЭТРН

Сначала нужно выяснить, на каком основании перемещают груз. Одинаковые машины с одинаковым щебнем могут ехать по разным правилам оформления: значение имеет договор и роль каждого участника.

Доставка по договору перевозки

Оформление ЭТРН по общему правилу нужно при платной доставке по договору перевозки.

Например, строительная компания поручила транспортной компании привезти партию материалов с карьера. Перевозчик оказывает отдельную услугу, которую нужно оформить накладной, и именно он перевозит груз по согласованному маршруту. Бумажная форма возможна в случаях, специально предусмотренных Минтрансом.

Самовывоз и перемещение собственными силами

Покупатель может отправить за товаром собственную машину, а может заказать доставку транспортной компании. Во втором случае возникает договор перевозки.

Как организована доставка	Что учитывать при оформлении
Покупатель забирает приобретенный товар своим автомобилем	При отсутствии договора перевозки транспортная накладная, как правило, не нужна
Продавец сам доставляет товар по договору поставки	Нужно проверить, предусмотрена ли отдельная услуга перевозки; если ее нет, обычно нет и основания для транспортной накладной
Компания перемещает свой груз между собственными объектами на своих машинах	Перевозка для собственных нужд без договора перевозки не требует транспортной накладной
Для любого из этих маршрутов наняли перевозчика	Понадобится накладная; ее форму определяют с учетом действующих исключений

Такой подход к перевозкам для собственных нужд приводит Минтранс в своих разъяснениях. Он касается именно транспортной накладной. Необходимость путевого листа и документов, сопровождающих товар, проверяют отдельно.

Когда накладную оформляют на бумаге

Основание для бумажной накладной нужно искать в приказе Минтранса от 01.06.2026 № 262 с учетом внесенных изменений. Например, он охватывает перевозки для личных нужд граждан, перевозки с совпадающими отправителем и получателем, доставку драгоценных металлов и камней. Перечень шире этих примеров.

Отсутствие связи и технические сбои также рассматриваются в приказе, но как разные основания. В частности, для предусмотренного им сбоя требуется фиксация государственной системой обнаружения компьютерных атак. Поэтому сообщения «приложение не работает» недостаточно, чтобы автоматически отнести рейс к этому исключению: нужно установить причину и проверить условия соответствующего пункта.

Кто составляет и подписывает ЭТРН

В примере со щебнем грузополучателем будет строительная организация. Прораб, принимающий машину, действует как ее представитель — при наличии полномочий. Аналогично водитель выполняет действия со стороны перевозчика, но его участие не заменяет все действия компании при оформлении.

Экспедитор может выступать грузоотправителем, если это следует из договорной схемы. Само присутствие экспедитора в цепочке еще не определяет, какие сведения и подписи относятся к нему. Отдельно учитывают экспедиторские функции и полномочия.

Отдельный вопрос — самозанятость. Для самостоятельной работы в роли перевозчика по договору нужен статус ИП или юридического лица. Самозанятый без регистрации ИП этому требованию не соответствует. Возможность подписать документ как уполномоченный представитель другого участника — другой вопрос, который зависит от роли и оформленных полномочий.

Как устроена ЭТРН: титулы и подписи

Сведения в накладной разделены на титулы — части документа, предназначенные для разных действий участников. Основной обмен охватывает четыре этапа:

Этап	Титул	Действие
Подготовка отправки	1	Грузоотправитель указывает груз, маршрут и условия
Начало перевозки	2	Перевозчик оформляет прием груза
Приемка в пункте назначения	3	Грузополучатель фиксирует получение
Выдача со стороны перевозчика	4	Перевозчик подтверждает передачу получателю

Дополнительные титулы решают другие задачи.

• Пятый и шестой связаны с оформлением и подтверждением стоимости перевозки.
• Седьмой используют при переадресовке.
• Восьмой — при замене автомобиля или водителя.

Например, при поломке машины груз может продолжить путь на другом автомобиле того же перевозчика. Новые данные отражают в восьмом титуле. Если компания-перевозчик не меняется, сама замена машины не требует отдельной ЭТРН.

При выдаче доступа сотруднику учитывают не только его должность, но и конкретные действия с документом. Способы подписания для водителя и для представителя компании могут различаться.

ЭТРН для перевозчиков: что меняется в работе

После рейса бумажные оригиналы больше не нужно ждать для передачи. Но сначала документ должны оформить все необходимые участники. Поэтому диспетчеру полезно контролировать не только прибытие автомобиля, но и завершение подписания.

У водителя появляется своя задача в сервисе: открыть нужный документ, сверить сведения и подтвердить действие на погрузке или выгрузке. Сделать это можно со смартфона. При дорожной проверке он предъявляет QR-код, по которому инспектор получает сведения о перевозке. Для такой проверки распечатывать накладную не требуется: достаточно показать QR-код через телефон или другое рабочее устройство.

Водителю не обязательно получать собственную квалифицированную электронную подпись. Важно учитывать особенности конкретной схемы подписания и роли участника. Допускаются простая подпись или неквалифицированная через «Госключ». В отдельных случаях документ можно подписывать электронной подписью в соответствии с выбранной схемой. При такой схеме подписанную им часть дополнительно перевозчик подписывает со своей стороны — это условие объясняет Минтранс. Для компании важно заранее определить процесс такого дополнительного подписания.

На практике компании нужно назначить человека для этого дополнительного подписания и обеспечить ему доступ. Если сотрудник действует от имени организации, оформляют необходимые полномочия. Заранее предусмотрите и замену на время отпуска или отсутствия ответственного.

Что будет, если не перейти: штрафы и риски

При оценке последствий полезно разделить три ситуации: что предъявлено инспектору, что согласовано с заказчиком и чем подтверждены расходы.

• На дороге. До 1 марта 2027 года предъявление бумажной накладной вместо ЭТРН влечет устное замечание. Если же у водителя отсутствуют обязательные документы на груз вообще, применяется часть 2 статьи 12.3 КоАП: предупреждение либо штраф 500 рублей. Наличие бумаги и отсутствие документов — разные обстоятельства.
• В отношениях с заказчиком. Допустим, в договоре согласован электронный обмен, но перевозчик не может передать документ. Придется устранять проблему и согласовывать дальнейшие действия. Возможны задержки оформления приемки и расчетов. Однако сама по себе отсутствующая ЭТРН не означает безусловного права отказаться от груза: последствия определяются договором и обстоятельствами поставки.
• При налоговой проверке. Статья 252 НК РФ требует документального подтверждения расходов — позволяют ли накладная и другие документы установить реальную перевозку и понесенные затраты. Если подтвердить их не получится, возможны исключение расходов из расчета налоговой базы, доначисление налога и пени, а при наличии оснований — штраф. При этом ФНС разъясняет, что несущественные ошибки, не мешающие установить содержание операции, сами по себе не служат основанием для отказа в признании расходов.

Для экспедиторов существует отдельная ответственность за оказание услуг без включения в реестр. По частям 3–4 статьи 11.14.3 КоАП юридическому лицу грозит 100–300 тыс. рублей, за повторное нарушение — 500 тыс.–1 млн рублей. Это санкция за работу без регистрации в реестре, а не размер штрафа за бумажную накладную.

Преимущества и сложности перехода

Результат зависит от того, как компания встроит сервис в свою работу. Если все сведения по-прежнему перепечатывают вручную, сам электронный формат не избавит от опечаток.

Что можно упростить:

• Перенос данных. Интеграция с учетной программой позволяет использовать уже внесенные реквизиты и сведения о грузе. Повторного набора становится меньше.
• Поиск документов. Электронный архив облегчает подбор накладных для сверки с заказчиком или подготовки к проверке.
• Передачу оформленной накладной. Отправить документ партнеру можно без пересылки его бумажного оригинала.

При этом стоит предусмотреть три ограничения:

• Совместимость сервисов. Разные операторы обмениваются документами через роуминг. До начала работы нужно проверить именно ту пару сервисов, которой пользуются стороны.
• Последовательность оформления. Нельзя получить электронную часть от отправителя и завершить оформление подписью получателя на распечатке. Минтранс поясняет, что начатый документооборот завершают в том же формате.
• Расходы помимо тарифа. Отдельно могут потребоваться настройка интеграции, подготовка сотрудников, подписи и устройства. Цифровые технологии особенно полезны, когда несколько участников одновременно работают с документами и данными транспорта. Сначала проверьте, что уже есть в компании, чтобы не закладывать повторную покупку.

Как перейти на ЭТРН: пошаговая инструкция

Для планирования удобно взять один постоянный маршрут и пройти всю процедуру на его примере. Так легче увидеть, где требуются настройки вашей компании, а где — участие партнера.

1. Опишите оформление выбранного рейса. Укажите отправителя, перевозчика и получателя, затем — сотрудников, которые готовят сведения и подтверждают передачу груза. У контрагентов выясните названия операторов и контакты ответственных. Получится список участников для дальнейшего подключения. При этом логистика рейса должна быть понятна всем сторонам заранее.
2. Проверьте сервис на своих задачах. Выберите несколько предложений из реестра операторов Минтранса. Попросите показать работу водителя и диспетчера, порядок исправления ошибок, возможности интеграции. Уточните, с кем из ваших партнеров уже доступен обмен и как рассчитывается плата.
3. Разберитесь с подписями и полномочиями. Проверьте срок действия сертификата руководителя или ИП. Если подписи нет, сертификат можно получить бесплатно в УЦ ФНС; при записи на токен сам носитель оплачивают отдельно. Представителям, подписывающим документы личной квалифицированной подписью, подготовьте машиночитаемую доверенность (МЧД) с нужными полномочиями. Для водителей согласуйте поддерживаемый сервисом способ подписания.
4. Выдайте доступ и соедините системы. После заключения договора создайте учетные записи. Назначьте права под конкретные задачи, подключите необходимый обмен с программой и контрагентами. Проверьте, что сотрудники могут войти со своих рабочих устройств.
5. Отработайте действия сотрудников. Водителю нужно уметь найти накладную своего рейса, подписать ее часть и показать QR-код. В инструкции можно отдельно указать два базовых действия: открыть документ и подтвердить нужный этап. Сотруднику в офисе — проверить поступившие сведения, выполнить свое подписание и заметить незавершенный этап. Отдельно договоритесь, кому сообщать об ошибке или отсутствии доступа.
6. Пройдите маршрут документа в тестовом режиме. С оператором и партнерами согласуйте проверку создания, передачи и подписания. На каждом этапе убедитесь, что сведения получил нужный адресат и он смог продолжить оформление. После исправления обнаруженных проблем организуйте первый рабочий рейс с ЭТРН под наблюдением ответственного: такой тестовый процесс позволяет проверить все этапы до реальной перевозки.

Не нужно менять способ оформления накладной посреди такого рейса. Для проверки на дороге может использоваться бумажная копия электронного документа, но она не заменяет электронное подписание участниками.

Чек-лист перехода на ЭТРН

Проверьте готовность по результатам, а не только по факту подключения:

• ответственные за каждый этап названы, их контакты доступны коллегам;
• сотрудники входят в сервис и видят нужные им документы;
• подписи действуют, полномочия представителей оформлены;
• партнеры получают отправленные сведения, в том числе через роуминг;
• водитель может выполнить подписание и предъявить QR-код;
• понятен порядок обращения за помощью при сбое;
• тест завершен всеми участниками, найденные ошибки устранены;
• провели тестовый обмен с контрагентом.

От выбора поставщика до доставки на объект

Обсудить документы удобнее до согласования рейса, когда уже известны участники поставки. Вместе с объемом, ценой и сроками уточните, кто оформляет отправку, кто подписывает приемку и через какие сервисы будет передаваться ЭТРН.

Для закупки нерудных материалов поставщиков и перевозку можно подобрать в «Смете-Н». Сервис позволяет изучить предложения карьеров, связаться с поставщиком напрямую и разместить заявку на доставку. Сервис помогает защитить интересы клиентов при выборе поставщика и подобрать подходящий вариант поставки. Сервис позволяет изучить предложения карьеров, связаться с поставщиком напрямую и разместить запрос на доставку.

Зарегистрируйтесь в «Смета-Н», чтобы сравнить варианты поставки для своего объекта и подобрать материал с доставкой без ручного сбора коммерческих предложений.

Частые вопросы об ЭТРН

• Можно ли отложить подключение до марта 2027 года?

Обязанность электронного оформления действует с 1 сентября 2026 года. Послабление до 1 марта 2027 года касается дорожной проверки при предъявлении бумажного документа. Срок обязательного перехода оно не переносит.

• Нужна ли ЭТРН для ИП?

Да, если предприниматель участвует в перевозке, для которой предусмотрена электронная накладная. Организационная форма не освобождает от требования. При этом нужно учитывать основание перевозки и случаи бумажного оформления.

• Есть ли образец, по которому можно заполнить ЭТРН?

У оператора сведения вводят в соответствующие поля сервиса. Юридически значимая структура данных установлена ФНС. Вид экранной формы может различаться, поэтому для обучения сотрудникам удобнее использовать инструкцию выбранного оператора.

• Обязательна ли МЧД каждому водителю?

Сначала определяют, в какой роли человек подписывает документ и какую подпись использует. Для водителя предусмотрена схема с простой подписью и последующим подписанием перевозчиком. Ее не следует смешивать с подписанием представителем компании личной квалифицированной подписью, для которого оформляют МЧД. Полномочия водителя также должны быть подтверждены применимым способом.

• Самовывоз всегда означает, что ЭТРН не нужна?

Нет. Имеет значение, забирает ли покупатель груз своими силами или поручает платную доставку перевозчику. Во втором случае возникает необходимость в транспортной накладной; допустимый формат проверяют отдельно.

• Можно ли обойтись без оператора и отправить накладную в ГИС ЭПД самостоятельно?

Для участников перевозки предусмотрен обмен через оператора ИС ЭПД. Он обеспечивает передачу в государственную систему. Подключение к обычному сервису обмена документами нужно проверить на соответствие этой задаче.

• Как посчитать стоимость подключения?

Запросите расчет под ваш объем накладных и число пользователей. Уточните, как сервис формирует поручение на подписание и какие действия доступны ответственным сотрудникам. Дополнительно выясните, включены ли в предложение интеграция, настройка роуминга, обучение и поддержка. Состав платных услуг зависит от оператора; общего тарифа для всех компаний нет. Перед подключением стоит настроить права доступа и проверить, кто отвечает за каждую операцию.